공급사를 바꾸기로 하고 동판부터 보내 달라고 했을 때, 동판비를 우리가 냈다는 말만 남아 있는 경우가 있었다. 견적서에는 동판비가 찍혀 있었지만 소유자가 누구인지, 누가 어디에 보관하는지, 요청하면 언제 내보내는지는 적혀 있지 않았다. 생산 일정은 잡혀 있는데 동판은 움직이지 못했고, 결국 새 동판을 다시 만드는 쪽까지 검토했다.
동판은 비용을 낸 사람, 제작을 의뢰한 사람, 보관하는 사람이 한쪽으로 정리돼 있지 않으면 이관 시점에 걸린다. 발주할 때는 인쇄가 잘 나오면 끝인 줄 알았던 문장이, 공급사를 바꾸는 날에는 재고와 납기를 붙잡는 조건이 됐다.
소유와 사용 권한을 문서에서 맞춘다
- 동판의 소유자를 계약서나 발주서에 회사명으로 적었는지 확인한다.
- 동판비가 제작비인지, 당사 소유 자산의 제작 대금인지 문구를 확인한다.
- 같은 디자인의 동판을 공급사가 다른 거래에 사용할 수 있는지 정했는지 확인한다.
- 디자인 변경 뒤 기존 동판의 소유와 폐기 권한을 적어 뒀는지 확인한다.
동판비 청구 내역만으로는 소유권 문장이 되지 않았다. 비용을 냈다는 쪽과 제작·보관한 쪽의 해석이 갈리면, 이관 요청은 협의 사항으로 밀린다. 처음부터 당사 소유라고 적어 둔 건은 반출 요청의 근거가 분명해서 말이 짧았다.
보관 위치와 실물 상태를 확인한다
- 동판이 어느 사업장 또는 보관 장소에 있는지 목록으로 받는다.
- 동판별 품명, 규격, 색상, 수량을 현재 인쇄 사양과 대조한다.
- 마지막 사용 시점과 재사용 가능 여부를 보관 기록에서 확인한다.
- 마모, 부식, 손상 여부를 사진이나 실물 점검으로 확인한다.
목록에는 있는데 실제로는 찾기 어려운 동판도 있었다. 반대로 오래 보관된 동판은 이관은 됐지만 다음 인쇄 때 그대로 쓸 상태인지 다시 봐야 했다. 동판을 받는 것과 양산에 바로 거는 것은 다른 일이었다. 실물 상태를 확인하지 않고 이관부터 정하면, 새 공급사에서 시험 인쇄한 뒤에 다시 제작 판단을 하게 된다.
반출과 운송의 책임을 정한다
- 이관 요청을 어떤 서면으로 하고 승인까지 누가 처리하는지 확인한다.
- 반출 가능 시점과 인쇄 진행 중 동판의 반환 시점을 정한다.
- 포장, 상차, 운송 비용을 어느 쪽이 부담하는지 적어 둔다.
- 운송 중 분실·파손이 나면 누가 확인하고 책임지는지 정한다.
이관을 허용한다는 답을 받아도, 현장 반출 절차가 없으면 동판은 창고에 남는다. 특히 기존 발주가 걸린 상태에서는 마지막 생산분을 찍고 내보낼 날짜가 필요했다. 이 날짜를 잡아 두지 않아 새 공급사 시운전과 기존 재고 소진이 서로 밀린 적이 있었다.
새 공급사에서 쓸 조건까지 이어 본다
- 이관할 동판의 규격이 새 공급사의 인쇄 설비 조건과 맞는지 확인한다.
- 색상 순서와 아이마크 기준이 현재 포장재 사양서에 남아 있는지 확인한다.
- 시험 인쇄에 쓸 필름 구조와 승인 기준을 새 공급사와 맞춘다.
- 이관 완료 전후의 동판 수량을 양쪽 확인서에 남긴다.
동판만 옮긴다고 같은 포장재가 바로 나오지는 않았다. 현행 사양서, 색상 기준, 시험 인쇄 승인자가 함께 넘어가야 다음 롤을 라인에 걸 수 있었다. 이관 전 동판 목록과 인수 목록을 맞춰 둔 건은 나중에 빠진 동판을 두고 다시 창고를 뒤지는 일을 막아 줬다.
인쇄가 들어간 뒤에는 동판을 새로 만드는 선택지가 남아 있어도, 기존 재고와 생산 일정은 되돌리기 어렵다. 동판비를 결재하는 때에 소유, 보관, 반출, 인수까지 한 장의 조건으로 맞춰 둔 차이가 공급사를 바꾸는 날 드러난다.
