처음 후보를 모을 때는 답장이 빠른 곳이 눈에 들어왔다. 사진도 많이 보내고, 무엇이든 가능하다고 말하는 곳도 있었다. 그런데 같은 사양을 물었는데 한쪽은 도면을 보내고, 한쪽은 카탈로그 한 장을 보내고, 또 한쪽은 “공장에 확인해 보겠다”는 말만 반복했다. 그때는 다 공급사니까 나중에 가격과 조건만 비교하면 된다고 생각했다.
막상 견적을 맞춰 보니 비교표가 아무 소용이 없었다. 어떤 곳의 가격은 장비 본체만의 가격이었고, 어떤 곳은 옵션과 포장이 들어가 있었다. 제조 리드타임이라고 적힌 기간도 실제 생산 기간인지, 중간상이 공장 답을 기다리는 기간인지 알 수 없었다. 답변이 성실한 것과 실제로 납품 책임을 질 수 있는 것은 전혀 다른 문제였다.
후보를 너무 많이 들고 가면 오히려 판단이 흐려졌다. 아래 항목을 먼저 걸러 냈더니, 남은 곳끼리부터 비로소 비교가 됐다.
누가 실제로 답하고 있는지 확인했다
- 상대가 제조사인지, 수출상사인지, 중개 역할인지 자기 소개 문구가 아니라 사업자 정보와 생산 범위로 확인한다.
- 견적을 보낸 회사명, 계약을 맺을 회사명, 대금을 받을 계좌 명의가 같은지 확인한다.
- 공장 주소와 사무실 주소를 따로 받고, 그 주소에서 실제로 어떤 공정을 하는지 사진과 영상으로 묻는다.
이름에 공장이라는 단어가 들어간다고 제조사는 아니었다. 반대로 수출 경험이 있는 상사가 통관과 선적 조율을 훨씬 매끄럽게 처리한 경우도 있었다. 문제는 역할이 아니라, 역할을 모른 채 같은 줄에 올려놓는 데 있었다.
계약 상대와 생산 주체가 다르면 그 사실 자체를 숨길 이유는 없다. 그런데 이 질문에 답이 계속 흐려지던 곳은, 이후에 사양 변경이나 납기 확인을 할 때도 누구에게 결정권이 있는지 끝내 선명해지지 않았다.
같은 장비를 말하고 있는지 맞췄다
- 핵심 사양이 숫자로 적힌 견적서나 데이터시트를 받고, 문의한 사양과 한 항목씩 대조한다.
- 표준 구성과 선택 옵션을 분리해 달라고 요청하고, 견적 금액에 포함된 범위를 표시하게 한다.
- 전원 규격, 제어 언어, 소모품 규격, 설치에 필요한 주변 조건이 답변마다 같은지 확인한다.
본문 중간 이미지는 여기 들어간다.
처음에는 “가능하다”는 답을 긍정적으로 읽었다. 나중에 보니 그 말은 표준 사양이라는 뜻이 아니라 추가 비용을 내면 검토해 보겠다는 뜻이었다. 같은 모델명도 제어판 언어, 안전장치, 금형이나 부속품 구성에 따라 전혀 다른 장비가 됐다.
이 단계에서 받은 문서는 완벽할 필요까지는 없었다. 대신 상대가 무엇을 숫자와 도면으로 확정하고, 무엇을 아직 추정으로 말하는지는 드러나야 했다. 이 구분이 안 된 후보는 가격이 낮아도 비교 대상에서 빼는 편이 빨랐다.
생산과 납기 답변의 근거를 봤다
- 현재 생산 중인 유사 장비가 있는지, 주문 후 신규 제작인지 구분해서 확인한다.
- 납기를 한 줄짜리 날짜가 아니라 설계 확정, 제작, 시험, 포장, 출하 단계로 나눠 받아 본다.
- 출하 전 시험을 어디서 누구와 어떤 조건으로 하는지, 영상 확인이 가능한지 묻는다.
납기 답변은 짧을수록 좋아 보였지만, 근거 없는 짧은 답은 나중에 가장 오래 걸렸다. 제작 중간에 사양 확인이 한 번만 밀려도 답변은 공장, 영업 담당, 구매자 사이를 며칠씩 왕복했다. 전화 한 통이면 끝날 국내 거래의 감각으로 잡으면 일정이 쉽게 무너졌다.
반대로 생산 단계와 시험 방식부터 말해 준 곳은 불편한 질문에도 답이 구체적이었다. 그때는 까다롭게 느껴졌던 확인 절차가, 출하 직전에 서로 다른 기대를 발견하는 일을 막아 줬다.
문제가 생긴 뒤의 연결선을 확인했다
- 설치 안내를 누가 제공하는지, 원격 지원이 필요한 때 누구에게 어떤 방식으로 연락하는지 확인한다.
- 보증 범위에서 제외되는 부품과 소모품을 견적 단계에 적어 달라고 요청한다.
- 예비품 목록, 부품 번호, 권장 구매 수량을 장비 출하 전부터 받을 수 있는지 확인한다.
장비가 잘 도착하는 것과 잘 돌아가는 것은 다른 일이었다. 설치 인력이 떠난 뒤 경보 하나가 뜨면, 판매 담당자는 기술자에게 묻고 기술자는 현장 사진을 요구했다. 시차까지 겹치면 작은 확인 하나가 며칠을 먹었다. 이걸 안 물어본 대가는 장비가 멈춘 뒤에 받았다.
후보를 추리는 단계에서 바로 계약 조건을 끝낼 필요는 없었다. 다만 누가 생산을 책임지고, 어떤 사양을 얼마에 주며, 문제 발생 뒤 어디까지 답하는 상대인지는 드러나야 했다. 이 단계에서 역할과 기준을 섞어 둔 채 가격만 보고 고르면, 계약 뒤에는 비교할 기회 자체가 사라진다.
