처음 해외 RFQ를 돌렸을 때는 답장이 빨리 오는 쪽이 일 잘하는 곳처럼 보였다. 그런데 견적서를 펼쳐 보니 가격 차이가 너무 컸다. 한쪽은 필요한 부속을 넣었고, 다른 쪽은 본체만 적었다. 생산능력도 같은 숫자인 줄 알았는데 투입 기준, 완성품 기준, 연속 운전 기준이 섞여 있었다. 견적을 비교한 게 아니라 서로 다른 물건을 놓고 고민한 셈이었다.

그 뒤로 견적을 다시 맞추는 데 시간이 더 들었다. 공급사마다 “그 조건은 포함인가요?”를 되묻고, 처음 낮았던 가격은 옵션을 붙일수록 올라갔다. 사양서를 보내기 전 한 번만 더 정리했더라면 피했을 일이었다. 아래 항목은 문서를 예쁘게 만들기 위한 것이 아니라, 여러 곳이 같은 물건을 떠올리게 만드는 기준이다.

무엇을 만들고 얼마나 돌릴지

• 가공하거나 생산할 대상의 재질, 형상, 치수를 도면 또는 사진과 함께 적는다.
• 원하는 처리량이 시간당인지 일당인지, 투입량인지 완성품 기준인지 적는다.
• 최대 조건과 평소 운전 조건을 나눠 적는다.

처리량 숫자 하나만 보내면 각자 편한 기준으로 답이 온다. 특히 원료 상태가 들쭉날쭉한 공정에서는 최대치만 보고 선정한 설비가 평소 물성에서 막혔다. 반대로 소재 샘플과 불량 사례를 먼저 보낸 건은 공급사가 자기 표준 모델을 밀어 넣기보다 필요한 구조를 먼저 물어봤다.

설비 경계와 포함 범위

• 견적에 포함할 본체, 부속 장치, 제어반, 배관·배선 범위를 구분해 적는다.
• 투입부와 배출부의 연결 위치, 높이, 방향을 현장 조건과 함께 적는다.
• 설치·시운전·교육·예비품 중 무엇을 가격에 넣을지 명시한다.

이 부분이 비어 있으면 본체 가격은 그럴듯하게 낮게 나온다. 도착 뒤에야 연결 덕트, 현장 배선, 신호 연동이 견적 밖이라는 말을 듣게 된다. 설비 자체가 나빴던 게 아니라 누가 어디까지 맡는지 문장으로 끊지 않은 대가였다. 설치 인력이 떠난 뒤 남은 연결 작업은 현장에서 훨씬 비싸졌다.

성능을 판정하는 기준

• 합격으로 볼 성능 수치와 그 수치를 측정하는 조건을 적는다.
• 허용 가능한 불량 유형과 허용 기준을 사진 또는 샘플 기준으로 적는다.
• 연속 운전 시간, 교체 시간, 청소 시간을 요구 조건으로 적는다.

“자동”, “고속”, “정밀” 같은 말은 견적서에서 거의 쓸모가 없었다. 같은 자동화라도 작업자가 옆에 붙는 빈도는 전혀 달랐다. 시운전 때 무엇을 돌려 보고 합격을 판단할지 미리 적어 둔 경우는 대화가 짧았다. 나중에 성능이 기대와 달라도, 적어 둔 기준이 없으면 상대도 틀린 말을 한 게 아니게 된다.

현장 조건과 검수 방식

• 전원, 주파수, 에어·냉각수 등 사용 가능한 유틸리티 조건을 적는다.
• 반입 경로와 설치 공간의 폭·높이·바닥 조건을 도면으로 보낸다.
• 제작 전 도면 승인, 출하 전 시험, 현장 검수의 순서와 제출 자료를 적는다.

전원 조건 하나가 맞지 않아 제어부를 다시 손본 적이 있다. 공장에서는 작은 수정처럼 말했지만, 거리가 끼면 부품 배송과 통화 시간이 붙어 일이 커진다. 출하 전 시험 영상도 그냥 받는다고 쓰지 말고, 어떤 원료로 어느 조건을 보여 줄지 적어야 했다. 보기 좋은 무부하 영상은 현장 성능을 대신하지 못했다.

사양서를 보내는 순간부터 공급사들은 그 문장을 기준으로 설계와 가격을 쌓는다. 뒤늦게 바꾸기 가장 어려운 것은 본체 구조와 포함 범위이고, 가장 늦게 드러나는 것은 현장 연결 비용이다. 답장이 늦어도 같은 질문을 하는 곳이 있었다면, 그 질문부터 사양서에 넣는 편이 결국 빨랐다.