계약서에 서명할 때는 대개 이미 몇 주를 끌어온 뒤다. 가격도 맞췄고, 납기도 들었고, 담당자끼리 말도 통했다는 안도감이 있다. 그래서 마지막 파일은 훑고 서명하기 쉽다. 나도 견적서와 계약서가 비슷해 보인다는 이유로 그렇게 넘긴 적이 있다.

그 뒤에 남는 건 계약서였다. 협상 중에는 당연하다고 여겼던 설치 범위, 예비품, 성능 기준이 본문 어디에도 없었다. 나중에 부속 합의로 넣자고 했더니 이미 합의한 계약을 왜 바꾸느냐는 답이 돌아왔다. 서명 전에는 조정이었지만, 서명 뒤에는 추가 요구가 됐다.

설비가 무엇을 해내는지 확인한다

• 모델명, 구성품, 수량이 최종 견적서와 계약서에 같은 표기로 적혀 있는지 확인한다.
• 처리량·정밀도·사용 가능한 자재 등 성능 기준이 숫자와 조건으로 적혀 있는지 확인한다.
• 선택 사양과 무상 제공품이 본문 또는 첨부 목록에 각각 적혀 있는지 확인한다.

카탈로그의 최대 수치와 우리 현장에서 보장받을 조건은 전혀 다른 말이었다. 특히 자재 조건이나 작업 방식이 빠진 성능 수치는 나중에 서로 다른 기준을 만들었다. 견적서에 있던 옵션도 계약서 첨부에서 빠지면, 출하할 때 상대는 기본 구성만 보면 그만이다.

돈과 인도 기준을 확인한다

• 계약금·중도금·잔금의 금액, 지급 시점, 지급 조건이 한 문장씩 분명한지 확인한다.
• 인도 조건과 운송·보험·통관 비용을 누가 부담하는지 적혀 있는지 확인한다.
• 납기일의 시작 기준과 지연 시 처리 방식이 계약서에 적혀 있는지 확인한다.

납기는 특히 말로 들은 날짜만 믿으면 안 됐다. 계약금 수령일 기준인지, 도면 승인일 기준인지, 출하 준비 완료일인지에 따라 같은 날짜가 달라졌다. 운송비와 통관 비용도 처음에는 작은 차이처럼 보이지만, 화물이 움직이기 시작하면 어느 쪽도 쉽게 물러서지 않았다.

검수와 설치 범위를 확인한다

• 출하 전 검수가 어디서 어떤 기준으로 끝나는지 계약서나 검수 기준서에 적혀 있는지 확인한다.
• 도착 후 설치·시운전·교육을 누가 어느 범위까지 맡는지 확인한다.
• 잔금 지급과 최종 검수가 어떤 순서로 연결되는지 확인한다.

출하 전 영상 하나를 보고 괜찮다고 답한 일이 있었다. 현장에서는 전원 규격도 다르고 자재도 달라서, 그 영상이 우리 조건의 검수가 아니라는 걸 뒤늦게 알았다. 설치 인력이 와서 어디까지 손대는지도 적지 않으면, 배선 하나와 배관 하나가 현장 쪽 일로 넘어갔다.

문제 발생 뒤의 기준을 확인한다

• 보증 기간의 시작일과 보증 대상 부품이 구체적으로 적혀 있는지 확인한다.
• 고장 접수 뒤 원격 지원, 부품 발송, 현장 지원의 비용 부담이 적혀 있는지 확인한다.
• 도면·매뉴얼·제어 관련 자료를 어떤 형식으로 언제 받는지 확인한다.

고장이 난 뒤에는 담당자가 친절한지보다 계약서에 비용 기준이 있는지가 먼저 보였다. 부품값보다 항공 운송비와 현장 지원비가 더 크게 남는 경우도 있었다. 자료를 받는 시점도 마찬가지다. 설비가 떠난 뒤에 요청하면, 이미 우선순위는 출하 완료 건이 된다.

서명 직전에는 계약서만 읽지 말고 최종 견적서, 사양서, 도면 목록을 옆에 놓고 같은 말을 가리키는지 봤다. 이 단계에서 빠진 한 줄은 나중에 가장 비싼 한 줄이 됐다. 가격을 조금 더 조정하는 것보다, 우리가 기대한 조건이 문서 안에 살아 있는지 확인하는 쪽이 훨씬 오래 남았다.